Datenschutz und Sicherheit

1. Nuki /Schlüssel

Sorgen Sie dafür, dass jeder, der Zutritt haben soll, ihn auch bekommt. Wenn Sie jedem Mitarbeiter einen eigenen Schlüssel geben müssen, haben Sie 2 Herausforderungen zu meistern: Diese Schlüssel kosten jedes Mal Geld und wenn sie nicht zurückgegeben werden, bekommen Sie eventuell irgendwann mit dem Vermieter Probleme, da Vermieter in den Mietverträgen fast immer vorhandene Schlüssel aufzählen und bei Rückgabe der Mietsache muss alles, was an Schlüsseln und nachgemachten Schlüsseln existiert, an ihn herausgegeben werden.

Der Franchisegeber schlägt NUKI Home Solutions vor. Es handelt sich dabei um ein Schloss, dass mit Bluetooth funktioniert und auf das vorhandene Schloss aufgebracht wird. Jeder, der Zutritt bekommen soll, muss sich die Nuki App herunterladen und Sie können jedem Zutrittsberechtigten jederzeit den Zutritt sperren - einfach per App-Steuerung. Ebenfalls möglich ist die Zutrittsbegrenzung auf Wochentage oder nur auf das Wochenende oder der Zutritt für einen bestimmten Zeitraum (Montag 6:00-10:00 Uhr beispielsweise). Dies ist auch aus Datenschutzgründen sehr zu empfehlen.

Wird die Mietsache zurückgegeben, baut man das Nuki Schloss ab und gibt den einen Schlüssel dem Vermieter zurück.

2. Kameraanbringung, Videoüberwachung, Aufzeichnung

Sie benötigen Kameras, um sich und ihre Mitarbeiter zu schützen, aber auch, um Sachverhalte zu prüfen, Dinge zu finden oder aufzuklären. Der Schutz liegt nicht unbedingt auf der Hand, deshalb folgt eine kurze Erklärung: In den Kick-Point Standorten finden oft Übernachtungsevents und Camps statt. Sollte mal ein Kind sagen, dass ein Kick-Point Mitarbeiter es unsittlich angefasst hat, müssen Sie in der Lage sein, das Videomaterial zu sichten und eventuell an die Behörden herauszugeben. Kameras dürfen nur dann verwendet werden, wenn Hinweise auf sie aufmerksam machen (derzeit erlaubt ist beispielsweise: Dieser Bereich ist videoüberwacht) und sie sich nicht in Bereichen befinden, in denen sich Menschen regelmäßig aus- oder umziehen (Umkleidekabinen, Toiletten).

Stellen Sie sicher, dass auf Gerät die Aufnahmen ein paar Tage oder besser noch Wochen aufzeichnet. Danach sollte das überschrieben werden mit neuen Aufzeichnungen, damit der Datenschutz gewahrt bleibt und nicht auf ewig alles gespeichert und archiviert wird.

3. Passwörter

Alles, was digital Daten abrufen kann, an denen Mitglieder, Mitarbeiter und so weiter schutzwürdige Interessen haben könnten, muss passwortgeschützt sein. Ändern Sie das Passwort regelmäßig und geben Sie es nur an Personen weiter, die Datenschutzerklärungen unterschrieben haben und wirklich diesen Zugang benötigen, um Ihre Arbeit verrichten zu können. Stellen Sie absolut sicher, dass keine Reinigungskraft oder irgendwelche Unbeteiligten Einsicht nehmen können in Mitgliedschaften oder sonstige schutzwürdige Daten. Ein Bildschirmschoner sollte schnell anspringen, damit niemand einen Blick auf den Bildschirm werfen kann. 10 bis maximal 30 Sekunden empfehlen wir.

4. Aktenvernichter

Sobald Dokumente nicht mehr benötigt werden, die datenschutzrelevante Dinge enthalten, sollten sie vernichtet werden. Achten Sie dabei darauf, dass Sie für das Finanzamt Aufbewahrungspflichten haben, die 20 Jahre andauern. Fragen Sie hierfür bitte Ihren Steuerberater. Der Franchisegeber darf natürlich keine Auskünfte dazu geben.

5. abschließbarer Schrank

Dokumente, die datenschutzrelevante Dinge enthalten, müssen vor den Einblicken Dritter geschützt werden. Zwingend. Dies kann eventuell dadurch entstehen, dass Sie alles in einem abschließbaren Aktenschrank aufbewahren oder gar einen ganzen Raum abschließbar machen. Es besteht die Möglichkeit, dass man Türklinken mit Zahlenschloss oder Fingerabdruckscanner anbringt. Sollten Sie sich für einen abschließbaren Raum entscheiden, dann müssen Sie besondere Vorkehrungen für die Reinigungskräfte schaffen. Sie dürfen keine Einblicke in die geschützten Daten bekommen.